Was ist eine Datenschutzschulung?
Bei einer Datenschutzschulung werden Ihre Mitarbeiter hinsichtlich der aktuellen datenschutzrechtlichen Anforderungen sensibilisiert. Hierbei werden sowohl rechtliche Grundlagen aus der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) aufgegriffen, als auch wichtige Handlungsempfehlungen aus der Praxis gegeben. Jeder Ihrer Mitarbeiter muss in der Lage sein, potentielle Datenschutzverstöße zu erkennen und gegebenenfalls proaktiv entgegenzuwirken.
Eine Datenschutzschulung ist sowohl bei Ihnen vor Ort, als auch Remote oder hybrid möglich. Die vergangenen Jahre haben gezeigt, dass gängige Videokonferenzsysteme genug Stabilität bieten, um Remote-Schulungen bis 50 Teilnehmer zuverlässig anbieten zu können. Die Kameras Ihrer Mitarbeiter werden selbstverständlich deaktiviert, um auch hier das Gebot der Datensparsamkeit gewährleisten zu können.
Leistungen
- Verstärkte Sensibilisierung Ihrer Mitarbeiter
- Schulungen vor Ort, Remote oder hybrid
- Individueller Einbezug der Teilnehmer
- Unternehmensspezifische Themen können nach Rücksprache gerne Inhalte der Schulung sein
- Teilnahmebescheinigungen für Ihre Dokumentation und zum Nachweis
Warum ist es sinnvoll Mitarbeiter zu schulen?
Entsteht ein Datenschutzverstoß durch einen Mitarbeiter, muss Ihr Unternehmen im Zweifel dafür geradestehen. Die Gefahr einen Datenschutzverstoß zu begehen sinkt drastisch bei gut geschultem und sensibilisiertem Personal. Außerdem erhalten Sie von uns Teilnahmebescheinigungen, sodass im Zweifel nachgewiesen werden kann, dass der Kenntnisstand Ihrer Mitarbeiter im Datenschutzrecht noch aktuell ist. Um diese Aktualität gewährleisten zu können, empfehlen wir, die Mitarbeiter mindestens einmal jährlich zu schulen. Geschultes Personal hat einen anderen und sensibilisierten Blick auf sämtliche zu erfüllende Aufgaben, auch im privaten Bereich.
Ablauf einer Datenschutzschulung
Anfrage
Auf Ihren Wunsch oder unsere Empfehlung wird ein Termin für die Datenschutzschulung vereinbart. Damit wir uns individuell vorbereiten können, bietet es sich an, wenn Sie uns bereits im Vorfeld die Anzahl der Teilnehmer und deren Wissensstand mitteilen.
Durchführung
Die Schulung erfolgt dann am vereinbarten Termin bei Ihnen vor Ort, Remote oder hybrid. Eine hybride Datenschutzschulung ist besonders geeignet für Unternehmen deren Mitarbeiter zu Teilen im Homeoffice arbeiten.
Nachbereitung
Am Ende der Schulung gibt es natürlich die Möglichkeit Fragen zu stellen oder Kritik zu üben. Abschließend erhalten alle Teilnehmer eine Bescheinigung für ihre Beteiligung.
Regelmäßige Wiederholung
Eine Datenschutzschulung sollte mindestens einmal jährlich wiederholt werden, da sich die geltenden Datenschutzbestimmungen jederzeit ändern können.
Fragen zur Datenschutzschulung
Welche Mitarbeiter müssen geschult werden?
Grundsätzlich müssen alle Mitarbeiter, welche regelmäßig personenbezogene Daten verarbeiten, datenschutzrechtlich sensibilisiert werden. Nur so kann die Sicherheit bei der Verarbeitung personenbezogener Daten gewährleistet werden. Der beste technische Schutz und die teuerste Infrastruktur alleine reicht zum Schutz nicht aus, wichtig ist vor allem der Mensch, der damit arbeitet.
Eine Datenschutzschulung ist daher alleine schon für Mitarbeiter, welche regelmäßig E-Mails bearbeiten, zu empfehlen. Insbesondere, wenn auch auf weitere Systeme zugegriffen wird (Warenwirtschaftssystem, Lieferanten- und Kundenmanagement, Personalverwaltung / HR) ist eine Datenschutzschulung unerlässlich.
Wie oft muss eine Datenschutzschulung gemacht werden?
Weder das BDSG, noch die DSGVO definieren genau, wie oft eine Datenschutzschulung erfolgen muss. In der Praxis hat sich bewährt, eine Datenschutzschulung bereits im On-Boarding neuer Mitarbeiter durchzuführen. So wird vor allem in der Anfangszeit eines Mitarbeiters die Gefahr einer Datenschutzverletzung erheblich reduziert.
Darüber hinaus sollte es eine jährliche Datenschutzschulung für sämtliche Mitarbeiter geben. So kann altes Wissen aufgefrischt werden und außerdem stets die aktuelle Rechtslage, sowie Best-Pratice-Ansätze vermittelt werden.
Wieviel kostet die Schulung meiner Mitarbeiter?
Dies hängt stark von den individuellen Bedürfnissen der Unternehmen, sowie von der Rückfragen der Teilnehmer ab. Oftmals möchten Unternehmen bestimmte Trends und Tools, mit denen die Mitarbeiter im Alltag in Berührung kommen, in der Schulung abgedeckt haben.
So ist von individueller Beleuchtung von Fragen wie „Was muss ich datenschutzrechtlich bei der Erfassung von personenbezogenen Daten in meinem System XY beachten“ bis hin zu „Welche datenschutzrechtlichen Herausforderungen bringt ChatGPT mit sich?“ alles denkbar.
Wo findet die Schulung meiner Mitarbeiter statt?
Diesbezüglich lassen wir uns voll und ganz auf die Wünsche unserer Kunden ein. Möglich sind Präsenz-Schulungen in Ihren eigenen Räumlichkeiten. Vor allem aufgrund des verbreiteten Einsatzes von Homeoffice sind auch rein digitale Schulungen im Rahmen einer Videokonferenz möglich.
Ebenso können Schulungen hybrid angeboten werden, bei denen unsere Datenschutzbeauftragten Präsenz-Schulungen in Ihren Räumlichkeiten halten und weitere Teilnehmer digital hinzugeschaltet werden.